Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung für Vermieter in 7 Schritten

Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist für private Vermieter Pflicht und eine häufige Fehlerquelle. Mit dieser Reihenfolge behältst du den Überblick.

1. Frist im Blick behalten

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§556 Abs. 3 BGB). Bei einem Abrechnungsjahr bis 31.12.2025 also bis zum 31.12.2026. Kommt sie später, kannst du Nachzahlungen in der Regel nicht mehr verlangen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters musst du trotzdem auszahlen.

2. Prüfen, was der Mietvertrag erlaubt

Du darfst nur Kosten umlegen, die im Mietvertrag als Betriebskosten vereinbart sind und zu den Kostenarten der Betriebskostenverordnung (BetrKV) gehören. Dazu zählen zum Beispiel Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Heizung, Aufzug, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Versicherungen, Hauswart und Kabelanschluss. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen.

3. Belege sammeln und Kosten zusammenstellen

Trage alle Kosten des Abrechnungszeitraums je Kostenart zusammen. Maßgeblich ist, was du für diesen Zeitraum tatsächlich zu tragen hast. Mieter dürfen die Belege einsehen, bewahre sie deshalb geordnet auf.

4. Umlageschlüssel festlegen

Was im Mietvertrag vereinbart ist, gilt. Ist nichts vereinbart, werden Betriebskosten grundsätzlich nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (§556a BGB). Kosten, die du verbrauchsabhängig erfassen kannst, etwa Wasser über Zähler, musst du nach Verbrauch abrechnen, wenn die Erfassung vorhanden ist. Üblich sind Wohnfläche, Personenzahl, Wohneinheiten und Verbrauch.

5. Heiz- und Warmwasserkosten nach Heizkostenverordnung

Heizung und Warmwasser müssen nach der Heizkostenverordnung abgerechnet werden: Ein Teil der Kosten, in der Regel 50 bis 70 Prozent, nach Verbrauch, der Rest nach Wohnfläche. Die Verbrauchswerte liefert meist ein Messdienst.

6. Anteile pro Mieter berechnen, Leerstand beachten

Zieht ein Mieter während des Jahres ein oder aus, rechnest du seinen Anteil nach Tagen. Kosten für Zeiten ohne Mieter trägst du selbst, sie dürfen nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden. Zum Schluss ziehst du die geleisteten Vorauszahlungen ab und erhältst Nachzahlung oder Guthaben.

7. Abrechnung formal korrekt erstellen

Eine Abrechnung enthält mindestens: Zusammenstellung der Gesamtkosten, Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels, Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen. Sie muss für einen Laien nachvollziehbar sein. Verschicke sie nachweisbar vor Fristende.

Typische Fehler

• Frist verpasst
• Nicht umlagefähige Kosten abgerechnet
• Leerstand auf andere Mieter verteilt
• Falscher Umlageschlüssel gegenüber dem Mietvertrag
• Heizkosten nicht nach Verbrauch aufgeteilt

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Prüfe wichtige Punkte im Einzelfall beim Finanzamt, Steuerberater oder Mieterverein.